Il ya un système simple, connu sous le nom de système D, qui peuvent vous aider à être mieux organisés et mai également contribuer à réduire l'encombrement. Ce système peut être utilisé à la maison ou au bureau de la poste, le courriel et les boîtes de réception. Il peut également être utilisé avec des messages vocaux. Ce système utilise 6 D's:
Do - Délégué - Décider - Supprimer - Dépotoir - Document de fichiers
L'objectif de ce système est d'utiliser l'un des 6 D's à chaque lettre, mémo, rapport, courrier électronique, les journaux, les magazines et qui entre dans votre maison ou votre bureau. Sélectionnez le D qui est le plus applicable pour chaque article avant de passer au point suivant.
Do: Si quelque chose ne prend que quelques minutes à faire, le faire maintenant. Si vous avez besoin pour examiner et signer une note, faire le point et de retour à l'expéditeur ou de l'envoyer à la personne suivante sur la liste de routage. Si vous avez besoin pour répondre à un message vocal ou un e-mail, le faire maintenant. En faisant cela, il est frais alors que sur votre esprit, il sera pris en charge, plus vous économisez du temps en n'ayant pas de papiers shuffle ou d'écouter le message vocal à nouveau.
Délégué: Si une question nécessite une action, décider si elle est le mieux pour vous de prendre les mesures ou si la tâche peut être déléguée. Confier la tâche à la personne la plus appropriée pour la responsabilité. Faire un appel, utilisez une enveloppe interservices de routage, veuillez envoyer un courriel, ou quelle que soit la méthode est appropriée pour informer la personne à laquelle la tâche a été déléguée.
Décider: Si vous n'êtes pas capable de le lire ou de terminer la tâche immédiatement, choisissez le fichier que l'action appartient in suggéré fichiers / les bacs, "à lire", "à copier", "à être envoyé par télécopieur," et ainsi de suite. Il est essentiel de faire tout ce qu'il faut faire avec ces éléments en quelques jours.
Magazines et journaux devraient être lus et ensuite recyclé avant l'accumulation de trop nombreuses questions de la même publication. S'il ya des articles ou des recettes que vous souhaitez enregistrer, mettre seulement la partie et non pas l'ensemble de la publication. Créer des fichiers à vos coupures de presse organisée. Aussi, l'examen des coupures de une ou deux fois chaque année, à larguer tout que vous ne voulez plus.
Supprimer: Si vous reçois les articles que vous ne voulez vraiment, faites quelque chose pour les empêcher de venir à vous. Ne pas renouveler les magazines que vous ne lisez pas, l'opt-out de l'É-zines ou des bulletins d'information que vous n'êtes pas intéressé, et vous retirer de la liste de routage pour des choses qui ne s'appliquent pas à vous. Si vous obtenez les articles que vous savez que vous ne voulez pas et vous n'êtes pas en mesure de vous retirer de la liste de diffusion ou liste d'abonnés, alors jetez-le dès que vous savez ce que c'est. Recyclez autant que possible.
Dump: Jetez-le, il n'est pas nécessaire de tout mettre! Nous avons souvent des documents et des notes de côté et puis les oublier. On peut regarder de temps en temps par le biais de la pile et nous avons habituellement de mettre fin à la pile à l'écart de nouveau. Nous avons encore la pile de documents et nous venons de perdre du temps à chaque fois que nous remaniement de la pile. Si l'un de l'autre D's ne s'applique pas à un point, dump it!
S'il vous plaît recycler tout le papier, le carton, et tout ce qui peut être recyclé au lieu de dumping, il. Certains articles mai doivent être déchiquetés des fins personnelles ou des raisons de sécurité. Shredded documents grand jardin faire du paillis, mais ne pas retirer tout papier, broyés ou non, des locaux de l'entreprise sans autorisation.
Document: Si il n'y a pas d'autres mesures à prendre et la question ne peut pas être jeté, puis le point devrait être placé dans un document. Les documents qui doivent être maintenus incluent, mais ne sont pas limités à, la preuve de propriété, a signé des contrats ou accords financiers et fiscaux, les dossiers des employés, documents juridiques, et des polices d'assurance. Certains documents mai être jetés au bout de cinq ou sept ans, tandis que d'autres mai doivent être conservés indéfiniment. Il est préférable d'obtenir le temps nécessaire à partir d'un avocat qualifié ou de conseiller fiscal. Documents à être enregistrés peuvent être placées dans un "être déposée" fichier ou un panier, qui est vidé une fois par semaine, où chaque document est déposé à son bon emplacement.
Une statistique étonnante est que 80 pour cent des documents que nous le fichier de référence ne sont jamais encore!
Donc, une fois que vous ramassez un objet, vous devez choisir le meilleur développement et prendre les mesures nécessaires avant de prendre un autre poste. Ce système peut vous aider à être mieux organisés et les aider à réduire l'encombrement. Vous n'aurez plus à regarder la même chose et quand on prend soin de bien la première fois.
A propos de l'auteur: Gordon Bellows tendance économique est un analyste et écrivain à temps partiel. La mauvaise santé a des effets sur tous les domaines de sa vie jusqu'à ce qu'il ait trouvé un produit étonnant. Elle a changé sa vie! Une meilleure santé, plus d'énergie! Visite http://www.YourHealthKey.com pour voir ce qu'il peut faire pour vous. Il s'agit de votre clé pour une meilleure santé et mieux-être.
Auteur: Gordon Bellows
